POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS DKO DESIGN S.A.S.
En cumplimiento del Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, por la cual se dictan disposiciones para la protección de datos personales, DKO DESIGN S.A.S., en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, establece las siguientes directrices:
- ALCANCE
Esta política aplica para todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por DKO DESIGN S.A.S., quien actúa en calidad de encargado y responsable del tratamiento de los datos personales.
- RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
DKO DESIGN S.A.S., empresa identificada con NIT 901.048.446-7, es responsable del tratamiento de los datos personales.
Dirección: CRA 76# 69 A- 53 – BARRIO BOYACA REAL – BOGOTA COLOMBIA
Correo electrónico: operaciones@dko-design.com.co
Teléfono: 4 91 51 36
Página web: WWW.DKO-DESIGN.COM.CO
- DEBERES DE DKO DESIGN S.A.S., COMO RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS
- Garantizar al usuario, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
- Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
- Informar debidamente al Usuario sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
- Garantizar que la información que se suministre sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
- Actualizar la información e indicar todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
- Rectificar la información cuando sea incorrecta.
- Suministrar únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley;
- Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Usuario;
- Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley;
- Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
- Documentar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del usuario, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
- Informar a solicitud del usuario sobre el uso dado a sus datos;
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los usuarios.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley;
- Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la ley;
- Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
- Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el usuario y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
- Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
- DEFINICIONES
Autorización: Es el consentimiento que da cualquier persona para que las empresas o personas responsables del tratamiento de la información, puedan utilizar sus datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento.
Dato personal: Se trata de cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona determinada, como su nombre o número de identificación, o que puedan hacerla determinable, como sus rasgos físicos.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquello que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre la finalidad de las bases de datos y/o el tratamiento de los datos.
Titular: Es la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- TRATAMIENTO Y FINALIDAD
La autorización para el tratamiento de los datos personales permite a DKO DESIGN S.A.S. recolectar, almacenar, organizar, usar, circular, transmitir, transferir, actualizar, rectificar, suprimir, y en general, gestionar dichos datos, para efectos de cumplir con las siguientes finalidades:
- Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la compañía en lo relacionado con el cumplimiento del objeto contractual celebrado con el Titular de la información.
- Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos, etc.).
- Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por DKO DESIGN S.A.S. con el Titular de la información, en caso de tratarse de un colaborador de la compañía, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o según lo disponga la ley.
- Ofrecer productos y servicios, así como realizar invitaciones a eventos, reuniones, capacitaciones, etc.
- Suministrar información de contacto al equipo comercial de la compañía y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual DKO DESIGN S.A.S. tenga un vínculo contractual para el desarrollo de actividades de este tipo (investigación de mercados, telemercadeo, etc.).
- Contactar al Titular a través de medios telefónicos y/o electrónicos para realizar encuestas de satisfacción respecto de los servicios ofrecidos por la compañía, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios.
- Contactar al Titular a través de medios telefónicos y/o electrónicos – SMS o chat y redes sociales, para brindar información y/o enviar mensajes con contenidos institucionales, notificaciones, información del estado de cuenta, saldos, cuotas pendientes de pago y demás información relativa al portafolio de servicios de DKO DESIGN S.A.S.
- Propender por la seguridad de los bienes y personas que se encuentran en las instalaciones, en el caso de los datos obtenidos a través de las cámaras de video vigilancia.
- Manejar como dato sensible los datos que se recolecten y almacenen de menores de edad.
- SOBRE LOS DATOS RECOPILADOS:
AUTORIZACIÓN
DKO DESIGN S.A.S. solicitará de manera libre, previa, expresa y debidamente informada, la autorización por parte de los titulares de los datos por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba. Según el caso, dicha autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, páginas web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo de autorización por conductas inequívocas.
En todos los casos de recolección de datos, DKO DESIGN S.A.S., solicitará la autorización por parte del usuario para tratar sus datos personales indicando la finalidad para la cual se recopila, el término por el cual se realizará el Tratamiento y si sus datos serán transferidos o transmitidos, salvo en los siguientes casos:
- Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales.
- Datos de naturaleza pública.
- Casos de urgencia médica o sanitaria.
- Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
- Datos relacionados con el registro civil de las personas.
PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN
DKO DESIGN S.A.S., de acuerdo con el medio que se haya utilizado para obtener la autorización para realizar el Tratamiento sobre los datos personales, mantendrá en sus bases de datos y a disposición de los Titulares prueba de la autorización.
LOS DATOS TRATADOS POR DKO DESIGN S.A.S.
La información que recopila DKO DESIGN S.A.S., se trata de aquella aportada voluntariamente y autorizada por parte de los Titulares para determinado tratamiento, por medio de nuestra página web, por medio de contratos laborales, civiles, comerciales, por medio de cualquiera de nuestros productos y cualquiera de los canales habilitados para tal fin. Adicionalmente, toda aquella que se recopila por medio de encuestas, estudios de mercado y los medios previstos por la legislación.
TIPO DE DATOS
Como se mencionó anteriormente, DKO DESIGN S.A.S., recopila información de los Titulares de los datos personales, datos públicos y datos sensibles, por tanto, DKO DESIGN S.A.S., entiende su responsabilidad de dar una protección y tratamiento especial a dichos datos y de proteger a toda costa los derechos especiales de los menores de edad en caso de ser tratados, evitando el uso inadecuado de esta información. Es así como DKO DESIGN S.A.S., adquiere el especial compromiso de no utilizar esta información para causar daños y/o perjuicios a los Usuarios de los datos personales y en especial a los datos relacionados con menores de edad.
- DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN
Los siguientes son los derechos del Titular de los datos personales:
- Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
- Conocer la Política de tratamiento de datos de la compañía y a través de ella, el uso o finalidad que se le dará a sus datos personales.
- Conocer, actualizar y rectificar la información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a DKO DESIGN S.A.S.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, el cual procederá cuando la autoridad haya determinado que DKO DESIGN S.A.S. ha incurrido en conductas contrarias a la Constitución y la normatividad vigente.
- ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
El área de Servicio al Cliente de DKO DESIGN S.A.S. es la dependencia que tiene a cargo dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos.
9. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA
- Atención y respuesta a peticiones, consultas y reclamos:
Los Titulares de los datos personales recopilados en las bases de datos de DKO DESIGN S.A.S., tienen derecho a conocer, actualizar, rectificar, suprimir y revocar sus datos, derechos que podrán ejercer presentando una solicitud, petición, consulta o reclamo con la siguiente información.
- Nombre completo y apellidos
- Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto)
- Medios para recibir respuesta a su solicitud
- Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que se desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información)
- Firma y número de identificación.
El término máximo previsto por la ley para resolver la solicitud es de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, DKO DESIGN S.A.S. informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
b) Medios habilitados para la presentación de peticiones, consultas, quejas y reclamos:
DKO DESIGN S.A.S. ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos:
– Comunicación escrita dirigida a DKO DESIGN S.A.S., CRA 76 # 69 A -78
– Solicitud vía correo electrónico: operaciones@dko-design.com.co
– Página web: WWW.DKO-DESIGN.COM.CO
- MODIFICACIONES A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
DKO DESIGN S.A.S. se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, de manera unilateral, sus políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales. Cualquier cambio será publicado y anunciado.
11. VIGENCIA
a) Vigencia de las bases de datos
Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta Política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.
b) Vigencia de la Política
La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 10 de agosto de 2021.
